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Circleloop

EU-Datenschutz

Wir arbeiten hart, um Ihre Informationen zu schützen

Einleitung

Wir erkennen an, dass Sie uns als CircleLoop-Benutzer einige Ihrer persönlichen Daten anvertrauen, und es war für uns immer eine Priorität, Ihre Daten zu schützen und Ihnen Wahlmöglichkeiten zu deren Kontrolle zu geben.

Nach der Veröffentlichung der neuen EU-DSGVO-Vorschriften (Mai 2018) haben wir Schritte unternommen, um vollständige Transparenz darüber zu schaffen, wie wir Ihre Daten verwenden und schützen. Wir haben diese Webseite als Leitfaden zusammengestellt, um einige der häufigsten Fragen zu beantworten, die Sie möglicherweise haben.

Genauere Einzelheiten zu all dem finden Sie in unserer Datenschutzrichtlinie, aber wir haben auch die nachstehenden Informationen auf hoher Ebene bereitgestellt:

Sicherheit und Standort des Rechenzentrums

Die primären Daten und Server von CircleLoop werden im Rechenzentrum von Amazon Web Services (AWS) (in London und Dublin) gehostet. Wir können in Zukunft zusätzliche Server an anderen Standorten hinzufügen und falls wir uns dazu entscheiden, werden wir diese Standorte dieser Richtlinie anhängen.

AWS bietet mehrere Sicherheitsfunktionen und -dienste, um den Datenschutz zu erhöhen und den Netzwerkzugriff zu kontrollieren:

  • In Amazon VPC integrierte Netzwerk-Firewalls und Firewall-Funktionen für Webanwendungen in AWS WAF ermöglichen es uns, den Zugriff auf unsere Anwendungen zu kontrollieren.
  • Wir verwenden Datenverschlüsselungsprotokolle, die in die spezifischen verwendeten AWS-Services integriert sind.

Wir verwenden auch technische und physische Kontrollen, um unbefugten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten zu verhindern. Wir beschränken den Zugriff auf personenbezogene Daten nur auf unsere Mitarbeiter, die diese Informationen kennen müssen, um unseren Service zu betreiben, zu entwickeln oder zu verbessern. Diese Personen sind an Vertraulichkeitsverpflichtungen gebunden und können mit Disziplinarmaßnahmen, einschließlich Kündigung und strafrechtlicher Verfolgung, belegt werden, wenn sie diesen Verpflichtungen nicht nachkommen.

Vorratsdatenspeicherung

CircleLoop sammelt und speichert verschiedene Elemente Ihrer Daten während Ihrer Beziehung zu uns. Im Allgemeinen speichern wir diese Daten für einen Zeitraum von maximal 90 Tagen, wenn Sie sich entscheiden, Ihr Konto zu kündigen.

Wir haben genaue Angaben zu den Daten gemacht, die wir sammeln und speichern, und wo wir sie speichern. Sie finden diese Informationen unter der DSGVO-Schaltfläche oben.

EU-Datenschutz-Grundverordnung

Was ist DSGVO?

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine neue Datenschutzgesetzgebung, die die EU-Datenschutzrichtlinie (Richtlinie 95/46/EG) innerhalb der Europäischen Union ersetzt. Die DSGVO regelt die Erhebung, Nutzung, Übertragung und Weitergabe personenbezogener Daten mit dem Hauptzweck, sie zu schützen.

Warum ist die DSGVO wichtig?

Die DSGVO fügt einige neue Anforderungen hinzu, wie Unternehmen die von ihnen verarbeiteten Daten von Einzelpersonen schützen sollten. Es erhöht auch den Einsatz für die Einhaltung, indem es die Durchsetzung verstärkt und höhere Bußgelder für Verstöße verhängt. Wir verfolgen die Entwicklungen zur DSGVO und unternehmen die notwendigen Schritte, um konform zu werden.

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten umfassen alle Informationen über einen lebenden Einwohner oder Bürger der EU, die verwendet werden können, um die Person direkt oder indirekt zu identifizieren. Es kann alles sein, von einem Namen, einem Foto, einer E-Mail-Adresse, medizinischen Informationen oder sogar einer IP-Adresse oder einem Cookie.

Wen betrifft die DSGVO?

Die DSGVO betrifft Unternehmen, die personenbezogene Daten von Personen mit Wohnsitz in der Europäischen Union verarbeiten, unabhängig vom Standort eines Unternehmens. Sie gilt nicht nur für Organisationen mit Sitz innerhalb der EU, sondern auch für Organisationen mit Sitz außerhalb der EU, wenn sie Waren oder Dienstleistungen anbieten oder das Verhalten von EU-Bürgern und/oder -Bürgern überwachen.

Was passiert, wenn Großbritannien die EU verlässt?

Das Vereinigte Königreich hofft auf einen einzigartigen Status unter der DSGVO und arbeitet darauf hin. Das Vereinigte Königreich hat vorerst erklärt, dass es DSGVO-konform sein wird, und sein neues Datenschutzgesetz steht im Einklang mit der DSGVO.

Wie wirkt sich die DSGVO auf Unternehmen aus?

Die DSGVO verlangt von Organisationen Transparenz darüber, wie personenbezogene Daten erhoben, verwendet und gespeichert werden. Dies erfordert von Organisationen Transparenz darüber, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, für welche Zwecke sie erhoben werden und an wen sie weitergegeben werden. Sie verpflichtet Unternehmen auch, Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, die Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf ihre Daten zu ermöglichen. Die DSGVO verlangt von Unternehmen auch, angemessene Schutzmaßnahmen zu gewährleisten, wenn personenbezogene Daten aus der EU außerhalb der EU übermittelt werden (einschließlich Übermittlungen in die USA).

Welche neuen Nutzerrechte regelt die DSGVO?

  • Zugriffsrecht. EU-Bürger und -Bürger (oder „betroffene Personen“, wie sie in der Verordnung genannt werden) haben das Recht, von der Organisation, die ihre Daten erfasst hat, eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wo und zu welchem ​​Zweck. Sie haben derzeit (und werden es auch weiterhin unter der DSGVO haben) das Recht, eine Kopie dieser personenbezogenen Daten zu erhalten.
  • Recht auf Vergessenwerden (oder Datenlöschung). Betroffene Personen können verlangen, dass die Organisationen ihre personenbezogenen Daten löschen und die weitere Verbreitung der Daten einstellen.
  • Datenübertragbarkeit. Betroffene Personen können die sie betreffenden personenbezogenen Daten (die sie zuvor bereitgestellt haben) in einem maschinenlesbaren Format erhalten und haben das Recht, diese Daten an eine andere Organisation zu übermitteln.

Wie verarbeiten wir Ihre Informationen?

Ihre IP-Adresse & Cookies (Interessenten & Kunden): Wenn Sie unsere Website zum ersten Mal besuchen, speichern wir eine Aufzeichnung Ihrer IP-Adresse und verwenden Cookies, um alle nachfolgenden Besuche zu verfolgen und Ihre Erfahrung zu personalisieren. Wenn Sie eine Abschrift von Daten erhalten möchten, die wir für Sie gespeichert haben, können wir Ihnen diese Informationen auf Anfrage zur Verfügung stellen, vorausgesetzt, wir können Sie anhand Ihrer IP-Adresse in unserer Datenbank identifizieren. Ihre IP-Adresse speichern wir für 24 Monate, danach werden die Daten dauerhaft gelöscht. Wenn Sie möchten, dass wir Ihre Daten vor Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist dauerhaft löschen, teilen Sie uns dies bitte einfach mit.

E-Mail-Adresse (potenzielle Kunden): Bevor Sie Kunde von CircleLoop werden, können Sie uns Ihre E-Mail-Adresse mitteilen, um eine Demo zu buchen, eine Frage zu stellen oder Inhalte von unserer Website oder unserem Blog herunterzuladen. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse und alle anderen Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, und verwenden diese Daten, um Sie bezüglich CircleLoop zu kontaktieren. Diese Daten werden 24 Monate lang gespeichert und danach dauerhaft gelöscht (es sei denn, Sie werden in diesem Zeitraum Kunde). Sie können sich jederzeit von unseren E-Mails abmelden.

Kontaktname, Firmenname, E-Mail-Adresse (Kunden): Wir erfassen diese Informationen von Ihnen, wenn Sie entweder a) mit Inhalten interagieren, die wir über unsere Website oder unseren Blog bereitstellen, oder b) sich für eine kostenlose Testversion unserer Software anmelden. Wenn Sie Ihr CircleLoop-Konto kündigen, speichern wir diese Informationen für 90 Tage, danach werden die Daten dauerhaft gelöscht. Wenn Sie möchten, dass wir Ihre Daten vor Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist dauerhaft löschen, teilen Sie uns dies bitte einfach mit.

In-App-Aktivität, Gerätemodell, Betriebssystem (Kunden): Wir erfassen diese Informationen, während Sie eine unserer Anwendungen aktiv nutzen – MacOS, Windows, iOS oder Android. Wir aktualisieren und speichern diese Informationen in Echtzeit, während Sie CircleLoop verwenden. Wenn Sie Ihr CircleLoop-Konto kündigen, speichern wir diese Informationen für 90 Tage, danach werden die Daten dauerhaft gelöscht. Wenn Sie möchten, dass wir Ihre Daten vor Ablauf dieser Aufbewahrungsfrist dauerhaft löschen, teilen Sie uns dies bitte einfach mit.

Zahlungskartendetails (Kunden): Ihre Zahlungskartendaten werden nicht auf unseren eigenen Systemen gespeichert. Sie werden entweder über unsere Desktop- oder Android-App oder über unsere Admin-Website erfasst. Die Informationen werden direkt an Stripe (unser Zahlungsabwickler – siehe Abschnitt unten) weitergegeben.

Anrufe, Anrufaktivitäten & Nachrichten (Kunden): Wir speichern Ihre Anrufaktivitäten, Voicemail-Aktivitäten, SMS-Aktivitäten (sofern relevant) und Anrufaufzeichnungen in Ihrem CircleLoop-Konto, um eine genaue Abrechnung zu ermöglichen und Ihre Anrufanalyse zu ermöglichen. Wir sammeln und speichern auch Anrufstatistiken für Qualitäts- und Plattformstabilitätsanalysen. Diese Statistiken werden nicht gelöscht, sondern anonymisiert, falls Sie Ihr Konto kündigen. CircleLoop-Mitarbeiter können Aktivitäten in Ihrem Konto einsehen, aber ohne Ihre ausdrückliche Erlaubnis (die eingeholt und protokolliert wird, wenn eine solche Aktivitätsüberprüfung erforderlich ist) keine Anrufaufzeichnungen, Voicemails anhören oder Transkriptionen von Aktivitäten lesen. . Wir speichern diese Aufzeichnungen für die Lebensdauer Ihres Kontos, aber Sie haben jederzeit die Möglichkeit, diese zu löschen.

Kontaktdaten Ihrer Kunden (Kunden): CircleLoop ermöglicht es Ihnen, Ihre Kontaktdaten in Ihrem Konto zu synchronisieren und zu speichern. Mitarbeiter von CircleLoop können Telefonnummern einsehen, beispielsweise wenn sie die Anrufaktivität auf Ihrem Konto zum Zweck der Problemlösung überprüfen. Diese Daten werden niemals verwendet, um Ihre Kunden zu kontaktieren, und die Daten werden niemals außerhalb von CircleLoop weitergegeben. Wir speichern diese Anrufaufzeichnungen für die Lebensdauer Ihres Kontos, aber Sie haben jederzeit die Möglichkeit, diese zu löschen.

Datenaustausch (Interessenten & Kunden): Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter, mit Ausnahme der unten aufgeführten Unterauftragsverarbeiter. Die einzige Ausnahme hiervon ist, wenn wir eine Anfrage der Polizei oder des britischen Sicherheitsdienstes nach Informationen zu einer Telefonnummer in Ihrem CircleLoop-Konto erhalten. In diesem Fall sind wir gesetzlich verpflichtet, diese Informationen dem Anforderer zur Verfügung zu stellen.

Softwareintegrationen (Kunden): CircleLoop ermöglicht die Integration mit einer Reihe von Softwaresystemen von Drittanbietern wie Hubspot, Capsule, Pipedrive und Zoho. CircleLoop postet Anrufaktivitäten und Anrufaufzeichnungen (auf Anfrage) in Ihrem CRM-System. Wie oben erläutert, werden Anrufdaten und Anrufaufzeichnungen nach 90 Tagen dauerhaft gelöscht, wenn Sie Ihr CircleLoop-Konto schließen. CircleLoop ist jedoch nicht in der Lage, die Anrufaktivität zu löschen, die in Ihrem CRM-System gepostet wurde, sodass Sie diese Informationen selbst löschen müssen. wenn Sie dies wünschen.

Wer sind unsere Unterauftragsverarbeiter?

Wir geben bestimmte Informationen an Unternehmen weiter, die gemäß DSGVO als unsere „Unterauftragsverarbeiter“ gelten können. Diese Informationen beschränken sich auf Folgendes:

  • Chargebee - für die Abrechnung. Wir verarbeiten Ihren Firmennamen, Ihre Rechnungsadresse und Ihre Abonnementdetails. Alle Daten werden gelöscht, wenn das CircleLoop-Konto gelöscht wird. Bitte folgen Sie dem Link, um die Sicherheitsrichtlinien anzuzeigen.
  • Stripe - für Zahlungen. Wir verarbeiten Ihren Firmennamen und Ihre Rechnungsadresse. Ihre Zahlungskartendaten werden direkt an Stripe weitergeleitet – sie durchlaufen nicht unsere Systeme. Alle Daten werden gelöscht, wenn das CircleLoop-Konto gelöscht wird. Bitte folgen Sie dem Link, um deren Datenschutzrichtlinien anzuzeigen.
  • Poststempel - für Benachrichtigungs-E-Mails. Details von Benachrichtigungen (z. B. verpasste Anrufe, Sprachnachrichten), die Namen und CircleLoop-Telefonnummern enthalten können, werden protokolliert. Postmark speichert Inhalte und Daten für 45 Tage vor der Löschung, mit Ausnahme von unzustellbaren Benachrichtigungen, die bis zu 1 Jahr gespeichert werden. Bitte folgen Sie dem Link, um deren Datenschutzrichtlinien anzuzeigen.
  • Hubspot – für Pre-Customer-Marketing und Neukunden-Onboarding & -Support. Wir verarbeiten Ihren Firmennamen, Ihre E-Mail-Adresse und Abonnementdaten (mit Ausnahme von Zahlungsdaten). Daten werden nach 90 Tagen entfernt, wenn ein Kunde gelöscht wird.

*Hinweis – Die oben genannten Informationen zur Sammlung und Aufbewahrung für Unterauftragsverarbeiter waren zum Zeitpunkt der Veröffentlichung (05.11.2018) korrekt. Für die aktuellsten Informationen verwenden Sie bitte die angegebenen Links.

Wie verwalten wir den Zugriff auf Ihre Informationen?

Wir beabsichtigen, den Zugriff auf Informationsanfragen (z. B. Löschen und Exportieren) manuell zu bedienen. Wenn Sie ein Konto bei uns haben, können Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, sie korrigieren oder verlangen, dass wir sie löschen, indem Sie uns unter data@circleloop.com kontaktieren.

Diese Anfrage kann personenbezogene Daten anderer Personen enthalten, wie Ihre Mitarbeiter oder Kunden, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben und die diese von Ihnen angefordert haben. Wir werden auf alle Anfragen innerhalb von 14 Tagen oder weniger antworten, was deutlich innerhalb der DSGVO-Anforderung von 30 Tagen liegt.

Was hat CircleLoop getan, um die DSGVO einzuhalten?

Wir haben Änderungen vorgenommen und setzen diese um

Unser Informationssicherheitsteam arbeitet daran, CircleLoop für die DSGVO vorzubereiten. Wir haben unsere Datenverarbeitungsaktivitäten bereits vollständig überprüft und nehmen alle erforderlichen Änderungen vor.

Wir verarbeiten nur Daten, die notwendig sind

Wir speichern und verarbeiten nur Daten, die zur Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen erforderlich sind. Für alle Daten, die darüber hinausgehen, werden wir Ihre Zustimmung dazu einholen und aufzeichnen.

Datenverarbeitungsvereinbarung

Da CircleLoop als Unterauftragsverarbeiter Ihrer eigenen Kundendaten angesehen werden kann, bieten wir Kunden auf Anfrage einen Datenverarbeitungszusatz (DPA) an.

Wenn Sie eine DPA erhalten möchten, senden Sie uns bitte eine E-Mail an data@circleloop.com